Hướng dẫn số 09-HD/VPTW về xử lý văn bản điện tử trên hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp trong các cơ quan đảng

Văn bản hướng dẫn chi tiết, cụ thể về nguyên tắc, yêu cầu, trách nhiệm và nội dung xử lý văn bản điện tử đến, đi, cũng như tra cứu, thống kê trên hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp trong các cơ quan đảng. Đối tượng áp dụng là toàn bộ các cơ quan, tổ chức và cá nhân được cấp tài khoản sử dụng hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp trong các cơ quan đảng.
Về nguyên tắc, Hướng dẫn nêu rõ: Xử lý văn bản trên hệ thống điều hành tác nghiệp phải tuân thủ quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước về văn thư, lưu trữ, giao dịch điện tử, an toàn thông tin và bảo vệ bí mật nhà nước. Tuyệt đối không xử lý văn bản độ "Tuyệt mật" trên hệ thống điều hành tác nghiệp. Xử lý văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" trên hệ thống điều hành tác nghiệp khi đã áp dụng giải pháp mã hoá của ngành Cơ yếu; không sao chép văn bản độ "Tối mật", độ "Mật" trái quy định.
Hướng dẫn yêu cầu: Văn bản xử lý trên hệ thống điều hành tác nghiệp phải bảo đảm tính xác thực, tính pháp lý, tính toàn vẹn, tính khả dụng, an toàn thông tin, an toàn dữ liệu. Xử lý văn bản trên hệ thống điều hành tác nghiệp phải bảo đảm thực hiện toàn trình và được theo dõi, cập nhật đầy đủ, kịp thời, chính xác quá trình xử lý. Hệ thống điều hành tác nghiệp phải bảo đảm yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, giải pháp kết nối, liên thông; bảo đảm khả năng truy vết, hỗ trợ cảnh báo văn bản quá hạn và bảo mật trong quá trình xử lý, lưu trữ theo quy định. Nếu hệ thống điều hành tác nghiệp gặp sự cố kỹ thuật, mất kết nối, không đăng nhập được thì các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân cần thực hiện quy trình xử lý văn bản giấy hoặc các phương thức xử lý văn bản thay thế bảo đảm an toàn. Sau khi hệ thống khôi phục kết nối, các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân cập nhật lại.
Theo Hướng dẫn, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm bảo mật tài khoản; không cung cấp tài khoản, mật khẩu, thiết bị kết nối hệ thống điều hành tác nghiệp cho người không có chức trách, nhiệm vụ. Quản lý, sử dụng chữ ký số của cá nhân (nếu có) đúng quy định. Thực hiện chính xác, đầy đủ, kịp thời vai trò, trách nhiệm xử lý văn bản trên hệ thống điều hành tác nghiệp. Phối hợp với người làm công nghệ thông tin để kịp thời xử lý lỗi kỹ thuật, vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng hệ thống điều hành tác nghiệp. Đồng thời Hướng dẫn quy định trách nhiệm của người làm văn thư trong quản lý chữ ký số cơ quan, cập nhật danh mục hồ sơ và tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ xử lý văn bản bảo đảm tinh gọn, an toàn thông tin; người làm công nghệ thông tin phải đảm bảo kỹ thuật, an ninh mạng và hỗ trợ người dùng xử lý lỗi phát sinh; lãnh đạo cơ quan, tổ chức, đơn vị chịu trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra và bảo đảm các điều kiện cần thiết để vận hành hệ thống thông suốt.
Việc ban hành hướng dẫn 09-HD/VPTW không chỉ giúp hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ mà còn nhằm xây dựng nền hành chính Đảng chuyên nghiệp, minh bạch và an toàn. Các cơ quan, tổ chức đảng cần căn cứ hướng dẫn để ban hành quy định cụ thể việc xử lý văn bản điện tử trên hệ thống điều hành tác nghiệp phù hợp với tình hình thực tiễn của đơn vị mình.