Tỉnh Uỷ Thái Nguyên - Trường Chính Trị

http://truongchinhtrithainguyen.vn

Quản lý nhà nước về hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên hiện nay

Trên cơ sở Luật Công chứng năm 2014 và các văn hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Tư pháp, Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên đã ban hành Quyết định số 644/QĐ-UBND ngày 19/3/2015 về Kế hoạch triển khai thi hành Luật công chứng năm 2014 trên địa bàn tỉnh; Quyết định số 2702/QĐ-UBND ngày 09/10/2015 cho phép thành lập Hội công chứng viên tỉnh Thái Nguyên; Quyết định số 15/2016/QĐ-UBND ngày 20/5/2016 quy định mức trần thù lao công chứng và mức trần chi phí chứng thực trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên. Bên cạnh đó, trong công tác chỉ đạo, điều hành, Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ quan chức năng đã ban hành các văn bản để triển khai các quy định về hoạt động công chứng và quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh.
Từ khi triển khai thi hành Luật Công chứng và thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, đội ngũ công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên đã phát triển nhanh về số lượng, chất lượng. Ngày 29/12/2012 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 2104/QĐ-TTg phê duyệt “Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020”, quy hoạch 15 tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên (trong đó, giai đoạn 2011-2015 quy hoạch 08 tổ chức hành nghề công chứng, giai đoạn 2016-2020 quy hoạch 07 tổ chức hành nghề công chứng). Đến năm 2019, việc bỏ quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng theo quy định Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 luật có liên quan đã tạo điều kiện hơn để các công chứng viên có cơ hội được thành lập Văn phòng công chứng theo nguyện vọng của mình. Bên cạnh đó, việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh cũng được xem xét tính hợp lý phù hợp điều kiện kinh tế - xã hội của địa phương.

Hiện nay, trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên có 18 tổ chức hành nghề công chứng (02 Phòng công chứng và 16 Văn phòng công chứng) với 35 công chứng viên. Trong giai đoạn 2018-2020, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh  đã thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch, nhận lưu giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng 155.858 việc, chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao từ bản chính 8.957 việc. Số tiền phí thu được là 29.285.000.000đ, tổng số tiền nộp thuế, phí vào ngân sách nhà nước là 6.961.383.000đ. Bình quân mỗi năm, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh thực hiện khoảng 30.000 việc chứng thực (chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch) với số phí thu được khoảng 6-8 tỷ đồng (nộp ngân sách Nhà nước khoảng 1,5 tỷ đồng/năm). Trong đó, có các văn phòng công chứng hoạt động khá hiệu quả, như: Văn phòng công chứng Bùi Hạ, Trung Thành, Nam Thái, Sông Cầu, An Chung và Văn phòng công chứng phía Nam. Về cơ bản việc thu và sử dụng phí công chứng được các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên được thực hiện nghiêm theo quy định của pháp luật. Trong các năm qua, trên địa bàn tỉnh không có tranh chấp, khởi kiện đòi bồi thường do hoạt động công chứng; chỉ có một số vụ án dân sự mà tổ chức hành nghề công chứng tham gia với tư cách là người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, vì nguyên đơn không khởi kiện tổ chức hành nghề công chứng, nhưng việc giải quyết vụ án có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng.
Tuy nhiên, xuất phát từ cả nguyên nhân chủ quan và khách quan mà công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh trong thời gian qua vẫn gặp một số khó khăn, hạn chế nhất định, đó là:
Thứ nhất, các tổ chức hành nghề công chứng mới chỉ tập trung tại những địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội phát triển. Số lượng tổ chức hành nghề công chứng phát triển nhanh nhưng chưa đồng đều, chưa theo quy hoạch, có nơi phát triển “nóng” như thành phố Thái Nguyên nhưng cũng có nơi chưa phát triển như huyện Định Hóa, huyện Võ Nhai. Bên cạnh đó, việc kết nối thông tin trong cơ sở dữ liệu của các tổ chức hành nghề công chứng trong tỉnh và phạm vi cả nước với nhau, cũng như với cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm, đăng ký quyền sử dụng đất chưa được liên thông. Điều này ảnh hưởng nhiều đến hoạt động công chứng, chứng thực, dễ bị đối tượng xấu lợi dụng để thực hiện các hành vi lừa đảo, bởi hiện nay tình hình tội phạm liên quan đến hoạt động công chứng đang diễn biến phức tạp.
Thứ hai, công tác phối hợp giữa các tổ chức hành nghề công chứng với chính quyền cơ sở, văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, ngân hàng và các cơ quan, tổ chức có liên quan chưa được thường xuyên, chặt chẽ dẫn đến những sai sót không đáng có. Ví dụ như: Hợp đồng thế chấp không lưu giấy tờ pháp lý của ngân hàng; đại diện Ngân hàng chưa ký vào từng trang trong hợp đồng thế chấp; một số thành phần trong hồ sơ lưu trữ thông tin (như: bản sao chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận quyền sở hữu…) còn mờ, không nhìn rõ.
Thứ ba, chất lượng và tính chuyên nghiệp của các tổ chức hành nghề công chứng không đồng đều. Một số văn phòng công chứng quá chú trọng đến việc thu hút khách hàng nên còn đơn giản, dễ dãi trong trình tự, thủ tục công chứng hoặc thực hiện công chứng không phù hợp với quy định, không đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch. Vẫn còn tình trạng “cạnh tranh” không lành mạnh của một số văn phòng công chứng.
Thứ tư, hiện nay tỉnh Thái Nguyên vẫn chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn nên việc cập nhật các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của các tài sản và biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến giao dịch, hợp đồng đã được công chứng còn hạn chế.
 Vì vậy, để tăng cường quản lý nhà nước về hoạt động công chứng, khắc phục những hạn chế, vướng mắc trong hoạt động công chứng thời gian qua và thực hiện thống nhất các quy định của pháp luật về công chứng, trong thời gian tới, UBND tỉnh Thái Nguyên cần ban hành Chỉ thị tăng cường công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng, giao trách nhiệm cho các Sở, ban, ngành trong việc thực hiện các quy định của Luật công chứng; chỉ đạo Hội Công chứng viên tỉnh và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh thực hiện nghiêm các nội dung:
Một là, tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến sâu rộng Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Qua đó nâng cao nhận thức của các cấp, các ngành, các tổ chức, cá nhân có liên quan và toàn xã hội về vị trí, vai trò của hoạt động công chứng và hệ quả pháp lý của văn bản công chứng; ý nghĩa của hoạt động công chứng đối với cải cách tư pháp, sự ổn định và phát triển kinh tế - xã hội… để công chứng trở thành nhu cầu tự nguyện của nhân dân. Theo đó, cần tăng cường công tác phối giữa Sở Tư pháp và các Sở, Ban, ngành có liên quan, tăng cường hoạt động của UBND các huyện, thị xã, thành phố trong việc tổ chức tuyên truyền các quy định của pháp luật có liên quan đến việc công chứng; đa dạng hóa các hình thức tuyên truyền phổ biến về Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn (tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ, thực hiện các phóng sự, bản tin, bài viết, hình ảnh, chuyên trang, chuyên mục Hỏi-đáp pháp luật trên Báo, Đài; tư vấn pháp luật; đăng tải trên Trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp; cấp phát tài liệu tuyên truyền bằng tờ gấp, tờ rơi ...).
Hai là, tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, ý thức pháp luật nhằm nâng cao chất lượng, tính chuyên nghiệp của đội ngũ công chứng viên.
Trước mắt cần sớm rà soát, đánh giá chất lượng đội ngũ công chứng viên để có giải pháp tăng cường, củng cố, kiện toàn tổ chức cơ quan công chứng và có chính sách đào tạo, đào tạo lại đội ngũ công chứng viên theo hướng chuyên nghiệp. Cần đánh giá kịp thời hiệu quả quản lý nhà nước đối với tổ chức hoạt động công chứng. Xác định rõ thẩm quyền và phân cấp quản lý, làm rõ trách nhiệm của ngành, cấp đối với lĩnh vực công chứng. Nâng cao chất lượng hoạt động của tổ chức tự quản nghề công chứng để tách bạch thẩm quyền quản lý nhà nước và thẩm quyền quản lý nghề công chứng, giảm bớt gánh nặng quản lý cho nhà nước.
Để nâng cao chất lượng đội ngũ công chứng viên theo hướng chuyên nghiệp hoá, cơ quan quản lý nhà nước về công chứng cần xây dựng kế hoạch, chiến lược đào tạo toàn diện cho đội ngũ công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh. Tăng cường cho công chứng viên tham gia các hoạt động giao lưu, học tập kinh nghiệm với các địa phương, đơn vị làm tốt nhiệm vụ công chứng. Bảo đảm các nguyên tắc bổ nhiệm công chứng viên với điều kiện bổ nhiệm và quy trình bổ nhiệm chặt chẽ. Đổi mới chế độ chính sách đối với công chứng viên, tạo động lực để Công chứng viên phát huy tính tích cực, chủ động, đề cao trách nhiệm phục vụ trong hoạt động nghề nghiệp của mình.
Ba là, tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về hoạt động công chứng, phát huy vai trò tự quản của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên.
Thực tế hiện nay tại Thái Nguyên, cơ quan tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh công tác quản lý nhà nước về công chứng chỉ có 03 công chức với chức trách nhiệm vụ không chỉ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công chứng mà các nhiệm vụ bổ trợ tư pháp khác. Đội ngũ cán bộ còn thiếu về số lượng và chưa ổn định về chất lượng nên đã ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả tham mưu cho UBND tỉnh trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng.
Với tốc độ phát triển kinh tế của tỉnh trong giai đoạn hiện nay và yêu cầu về quản lý đối với các tổ chức hành nghề công chứng, tỉnh Thái Nguyên cần bổ sung thêm từ một đến hai cán bộ có đủ năng lực chuyên môn đảm nhiệm chuyên trách công tác quản lý đối với các tổ chức hành nghề công chứng; tăng cường cho cán bộ giao lưu, học hỏi kinh nghiệm quản lý từ các tỉnh, thành phố làm tốt công tác này; đồng thời, cho bồi dưỡng chuyên sâu nghiệp vụ về công chứng để cán bộ quản lý khi thực hiện chức trách, nhiệm vụ của mình trong thanh, kiểm tra có đủ khả năng phát hiện kịp thời các hạn chế, vi phạm do công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng gây nên. Trong thực tế hiện nay các cán bộ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công chứng tại Thái Nguyên lại chưa hề có kinh nghiệm thực tế về việc làm nghiệp vụ công chứng, chưa từng được tham gia việc công chứng các hợp đồng, giao dịch dân sự, do đó chưa thể có hiểu biết tường tận về nghiệp vụ công chứng, đặc biệt là các góc khuất trong hoạt động này; trong quá trình quản lý nhiều khi chưa thể phát hiện ra các hành vi vi phạm của công chứng viên. Vì vậy, cơ quan quản lý nên bồi dưỡng, đào tạo các công chứng viên trưởng thành tại các Phòng công chứng số 1 và số 2 trực thuộc Sở Tư pháp đủ điều kiện về thời gian giữ ngạch viên chức từ 05 năm trở lên có thể cho chuyển đổi sang ngạch công chức để luân chuyển công tác đến phòng Bổ trợ tư pháp của sở và thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng. Từ đó, sẽ nâng cao chất lượng quản lý trong hoạt động quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn đặc biệt là nâng cao chất lượng công tác thanh, kiểm tra đối với các tổ chức này.
Bốn là, tiếp tục nâng cao nhận thức về chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, tạo sự thống nhất, đồng bộ.
Để thu hút, khuyến khích cá nhân, tổ chức tham gia xã hội hóa hoạt động công chứng, cần có các biện pháp, chính sách ưu đãi như ưu đãi về thuế, hỗ trợ trong việc thuê cơ sở hạ tầng, hỗ trợ trong đào tạo nhân lực, tư vấn cho cá nhân, tổ chức lựa chọn lĩnh vực tham gia xã hội hóa. Các cơ chế, chính sách cần được quy định rõ, nhất quán và lâu dài tạo niềm tin và động lực thúc đẩy cá nhân, tổ chức mạnh dạn tham gia, đầu tư vào hoạt động công chứng. Nâng cao nhận thức chủ trương xã hội hóa công chứng giúp chuyển biến trong nhận thức của người dân tránh sự phân biệt giữa văn phòng công chứng tư và phòng công chứng của nhà nước.
Bên cạnh đó, Sở Tư pháp cần rà soát lại tổ chức và hoạt động của tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh, tham mưu Uỷ ban nhân dân tỉnh ưu tiên cho phép thành lập các văn phòng công chứng ở những địa bàn miền núi, chưa có tổ chức hành nghề công chứng. Chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị địa phương có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Quyết định số 3403/QĐ-UBND ngày 14/12/2016 ban hành Quy định tiêu chí và quy trình xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh phù hợp với Luật số 28/2018/QH14 ngày 15/6/2018 của Quốc hội về sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 Luật có liên quan đến quy hoạch và tình hình kinh tế - xã hội ở địa phương. Bên cạnh đó, cơ quan quản lý nhà nước về công chứng cũng luôn quan tâm đến kết quả hoạt động của các phòng công chứng trực thuộc Sở Tư pháp, nếu thấy các phòng này hoạt động kém hiệu quả hoặc xét thấy không còn cần thiết duy trì thì cũng có thể trình UBND tỉnh cho phép giải thể để thành lập văn phòng công chứng, từ đó góp phần vào việc giảm biên chế trong cơ quan hành chính nhà nước, giảm gánh nặng chi ngân sách nhà nước cho việc duy trì hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập này.
Năm là, giải pháp về chế độ báo cáo trong quản lý nhà nước về hoạt động công chứng.
Xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng: Khoản 2, Điều 62 Luật Công chứng năm 2014 quy định: "Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng" với mục đích quản lý được cơ sở dữ liệu chung về công chứng và chia sẻ thông tin ngăn chặn giao dịch trong hoạt động công chứng của địa phương mình. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng sẽ giúp công chứng viên và người dân tránh được rủi ro khi thực hiện các hợp đồng giao dịch, như đối với tài sản đang có tranh chấp...  Cơ chế chia sẻ thông tin trong hoạt động công chứng sẽ đảm bảo an toàn cho cả hệ thống tổ chức hành nghề công chứng và cho những người yêu cầu công chứng. Xây dựng kho lưu trữ hồ sơ công chứng: Cùng với việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng, cần phải xây dựng kho lưu hồ sơ công chứng. Đây là một điều kiện về cơ sở vật chất để các tổ chức hành nghề công chứng có thể quản lý, lưu trữ hồ sơ theo quy định của Luật Công chứng. Lưu giữ hồ sơ, giấy tờ là một trong những vấn đề then chốt của công chứng, qua hồ sơ có thể biết được giao dịch được thực hiện lần thứ mấy, tình trạng của giao dịch đó như thế nào?... Tuy nhiên do điều kiện về cơ sở vật chất của các tổ chức hành nghề công chứng đều rất chật hẹp, diện tích làm việc hạn chế, không đáp ứng yêu cầu làm việc, đặc biệt không tổ chức nào bố trí được kho lưu trữ tài liệu công chứng mà thường lưu ngay tại phòng làm việc nên không đáp ứng yêu cầu lưu trữ lâu dài theo quy định của Luật Công chứng. Vì thế, tỉnh Thái Nguyên, Sở Tư pháp nên tìm ra một giải pháp bố trí nơi lưu trữ để tất cả các tổ chức hành nghề công chứng có thể nộp hồ sơ lưu trữ, tiện cho việc lưu trữ, bảo quản cũng như tra xét hồ sơ, để đảm bảo an toàn cho các giao dịch được nhà nước bảo vệ, thuận tiện cho việc kiểm tra, thanh tra hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng; tránh tính trạng để hậu quả xảy ra, khôi phục vô cùng khó, ảnh hưởng trực tiếp đến lòng tin của người dân.
Sáu là, tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, chấn chỉnh kịp thời xử lý nghiêm các hành vi vi phạm pháp luật và những biểu hiện tiêu cực trong hoạt động công chứng.
Tỉnh Thái Nguyên cần nâng cao chất lượng các hoạt động thanh tra, kiểm tra công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh trên cơ sở: Thường xuyên thanh tra, kiểm tra các tổ chức hành nghề công chứng phát hiện và xử lý nghiêm các tổ chức, công chứng viên có hành vi vi phạm pháp luật về công chứng. Qua công tác thanh tra, kiểm tra để nắm bắt những khó khăn, vướng mắc, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ và phát hiện những sai phạm kịp thời khắc phục và xử lý theo quy định của pháp luật.
Bên cạnh đó, cần có cơ chế theo dõi kết quả xử lý, sửa chữa, khắc phục những thiếu sót, sai phạm sau thanh tra, kiểm tra, kịp thời khắc phục những hạn chế, thiếu sót; tiếp tục triển khai các quy định về pháp luật về phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
Tóm lại, trong thời gian qua công chứng viên và các tổ chức hành nghề công chứng hoạt động trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên đã có những đóng góp tích cực cho sự phát triển kinh tế - xã hội, thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị của địa phương. Thông qua hoạt động hành nghề, đội ngũ công chứng viên cũng đã góp phần vào việc thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh. Tuy nhiên, để hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh thực sự có chất lượng và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt động này cần thực hiện đồng bộ các giải pháp nêu trên.
ThS. Hứa Thị Minh Hồng
Khoa Nhà nước và pháp luật