Kết quả thực hiện Luật Lưu trữ tại Trường Chính trị tỉnh Thái Nguyên

Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa 13 thông qua và ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012. Luật Lưu trữ được ban hành đã đánh dấu một bước phát triển mới về luật pháp lưu trữ Việt Nam, là văn bản quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao nhất trong hệ thống pháp luật về lưu trữ, tạo cơ sở quan trọng để quản lý thống nhất công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.
Trường Chính trị tỉnh Thái Nguyên có chức năng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý của hệ thống chính trị cấp cơ sở; cán bộ, công chức, viên chức ở địa phương về lý luận chính trị; kiến thức về một số lĩnh vực khác, tham gia tổng kết thực tiễn, nghiên cứu khoa học (theo Kế hoạch số 112/KH-TU ngày 15/11/2018 của Tỉnh ủy Thái Nguyên về thực hiện Hướng dẫn số 02-HD/TW ngày 08/02/2018 của Ban Bí thư Trung ương Đảng (khóa XII) về “Tổng kết thực tiễn, nghiên cứu lý luận”). Theo đó, việc quản lý hồ sơ lưu trữ về đào tạo, bồi dưỡng là một trong những công việc quan trọng của nhà trường để giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư, lưu trữ của Trường Chính trị tỉnh Thái Nguyên  thường xuyên nhận được sự chỉ đạo của Văn phòng Tỉnh ủy, Ban Giám hiệu Nhà trường và được thực hiện đúng quy định, ngày càng đi vào nề nếp, góp phần vào việc hoàn thành nhiệm vụ chung của Nhà trường.
Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ được thực hiện nhanh chóng và kịp thời tạo được sự chuyển biến tích cực trong nhận thức của cán bộ, giảng viên, nhân viên về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với sự chỉ đạo, điều hành giải quyết công việc hàng ngày của Nhà trường, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tuân thủ pháp luật về công tác này. Qua thời gian thực hiện Luật Lưu trữ từ năm 2012 đến nay, công tác lưu trữ của Trường Chính trị đã có những chuyển biến tích cực và đạt được những kết quả nhất định:
Thứ nhất, Ban Giám hiệu Nhà trường luôn quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo đối với công tác văn thư, lưu trữ; những văn bản liên quan cũng như những quy định của Trung ương, tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ được triển khai thực hiện đầy đủ, kịp thời, đúng quy định, nổi bật là ban hành quy chế quản lý công tác văn thư, hàng năm ban hành danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu… Kết quả ban hành văn bản đã góp phần cụ thể hóa các quy định của Luật Lưu trữ vào thực tiễn hoạt động lưu trữ của Nhà trường.
Thứ hai, công tác thu thập và quản lý hồ sơ tài liệu giấy. Thực hiện quy định về công tác thu thập hồ sơ về lưu trữ lịch sử và nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.  Hàng năm, Nhà trường đều ban hành Danh mục hồ sơ và Kế hoạch giao nộp tài liệu vào Lưu trữ, các cá nhân, khoa, phòng đã triển khai thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu về lưu trữ của Nhà trường. Tổng số hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kho lưu trữ hiện nay là 11 mét tài liệu giấy, trong đó: đã chỉnh lý 1.5 mét tài liệu, có thời hạn bảo quản tạm thời bằng 80 đơn vị bảo quản; số tài liệu chưa chỉnh lý là 9.5 mét tài liệu.
Thứ ba, nhận thức được tầm quan trọng của công tác bảo vệ bí mật nhà nước; căn cứ vào đặc điểm, tình hình, nhiệm vụ cụ thể của Trường, Ban Giám hiệu đã thành lập Ban chỉ đạo bảo vệ bí mật nhà nước và triển khai các văn bản của Trung ương, tỉnh về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước.
Nhà trường quán triệt toàn thể cán bộ, giảng viên, nhân viên tuyệt đối không được làm lộ lọt thông tin, tài liệu bí mật nhà nước dưới mọi hình thức; quản lý chặt chẽ thông tin, lưu trữ tài liệu theo đúng quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Thứ tư, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Về cơ sở vật chất để phục vụ công tác lưu trữ ngày càng được quan tâm hơn, có tủ gỗ, tủ sắt, giá sắt đựng tài liệu lưu trữ, có sổ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ hàng năm. Trường hiện có 1 thư viện lưu trữ sách, báo phục vụ cán bộ công chức và học viên Nhà trường, 1 phòng lưu trữ bài thi của học viên theo quy định. Tài liệu, hồ sơ giao nộp vào lưu trữ cơ quan được lưu tại phòng văn thư.
Tổng số phông bảo quản tại kho lưu trữ Nhà trường là 01 phông với 11 mét tài liệu, hồ sơ.
Công tác vệ sinh tài liệu, giá, hộp, cặp thường xuyên, hàng tháng đồng thời thực hiện kế hoạch số hóa tài liệu sử dụng thường xuyên nhằm bảo quản tài liệu, tránh tình trạng xuống cấp của tài liệu do tra cứu sử dụng nhiều...
Thứ năm, công tác chỉnh lý tài liệu:  Việc lập hồ sơ công việc, thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện thường xuyên, thủ tục nộp lưu đầy đủ, chỉnh lý, đang thực hiện số hóa tài liệu từ giai đoạn văn thư, tiêu hủy tài liệu hết giá trị đúng quy định, giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Tỉnh ủy thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ, năm 2013 Nhà trường đã chỉnh lý 7 mét tài liệu hình thành từ năm 1957 - 2011, toàn bộ là tài liệu giấy. Sau khi thực hiện chỉnh lý xong, tài liệu có thời hạn bảo quản còn 3 mét; tài liệu trùng thừa và hết giá trị là 4 mét đã thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị đúng quy định. Sau khi tài liệu được chỉnh lý thì chất lượng hồ sơ, tài liệu phông lưu trữ của Trường Chính trị tỉnh được nâng lên, việc tra tìm hồ sơ, tài liệu phục vụ khai thác và sử dụng cũng hiệu quả, năng suất hơn, góp phần phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ.Năm 2013, Nhà trường bàn giao vào Kho lưu trữ Tỉnh ủy Thái Nguyên quản lý theo quy  định là 1,5 mét (tài liệu từ năm 1957 – 2011). Tổng số: 79 hồ sơ.
Thứ sáu, hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của Nhà trường đã được quan tâm, dần đi vào ổn định, công tác quản lý, bảo quản, sử dụng, khai thác tài liệu lưu trữ được thực hiện thường xuyên kịp thời, đúng quy định nhằm phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý và công tác đào tạo, bồi dưỡng của Nhà trường.
 Trung bình hàng năm phục vụ trên 50 lượt tra cứu văn bản giấy bằng công cụ tra cứu truyền thống (Mục lục hồ sơ), lưu trữ Nhà trường đã ứng dụng và thực hiện tra tìm tài liệu trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành giúp cho công tác phục vụ công tác khai thác sử dụng đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, không có tình trạng để tồn đọng gây chậm chễ trong công tác quản lý và công tác đào tạo.
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác lưu trữ hồ sơ cũng còn những tồn tại trong quá trình triển khai thực hiện Luật Lưu trữ. Việc lập hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức còn hạn chế, tài liệu đưa vào hồ sơ chưa đầy đủ theo đúng trình tự giải quyết công việc, nên số lượng hồ sơ thu về còn ít, chất lượng hồ sơ thu chưa cao, hồ sơ chưa đầy đủ; vẫn còn một số bộ phận nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa đúng thời gian quy định.
Trong thời gian tới, Trường Chính trị tỉnh sẽ tiếp tục phát huy những kết quả đạt được và có biện pháp khắc phục những hạn chế trong việc tổ chức thực hiện Luật Lưu trữ. Tăng cường công tác bồi dưỡng, tập huấn về công tác lưu trữ cho cán bộ làm công tác lưu trữ để nâng cao nghiệp vụ cũng như sử dụng thành thạo phần mềm quản lý về công tác này.