Kỹ năng trình bày và thuyết phục trong tham mưu của lãnh đạo, cán bộ, công chức cấp cơ sở

Có thể chia tham mưu ra làm 3 cấp độ:
- Tham mưu là “trình” các vấn đề thuộc chức trách, nhiệm vụ được giao để cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.
          Tham mưu ở cấp độ trình là cơ bản và chính thống nhất trong hệ thống hành chính – công vụ của Việt Nam. Theo đó, vấn đề cần trình là vấn đề chưa phân cấp, ủy quyền cho cấp dưới quyết định; cấp dưới trình cấp trên theo đúng thẩm quyền, quy trình là để cấp trên quyết định.
- Tham mưu theo cấp độ cá nhân hoặc tổ chức tự “đề xuất” với cấp trên hoặc người có thẩm quyền về vấn đề nào đó nhưng không mang tính bắt buộc, tức là không do cấp trên giao.
          Tham mưu ở cấp độ tự “đề xuất” được cán bộ, công chức thực hiện trên cơ sở chuyên môn, kinh nghiệm, sự nhạy cảm chính trị của bản thân
- Tham mưu là thực thi quá trình “kiểm soát” đối tượng thuộc lĩnh vực được phân công chịu trách nhiệm. Ở cấp độ tham mưu này, người tham mưu giống như người “gác cổng” về lĩnh vực thuộc chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn trong thực thi công vụ; nếu xảy ra vấn đề gì thì phải gánh chịu hậu quả theo quy định.[1]
          Để tham mưu, cán bộ, công chức cấp xã cần sử dụng một số kỹ năng, trong đó có kỹ năng trình bày và kỹ năng thuyết phục.
1. Kỹ năng trình bày
Cán bộ lãnh đạo, quản lý và công chức cấp xã khi tiến hành tham mưu, thường tiến hành theo các cách thức sau:
- Họp chung với lãnh đạo để trình bày về vấn đề tham mưu được chuẩn bị theo yêu cầu.
- Làm việc riêng với lãnh đạo khi cấp trên yêu cầu trình bày cụ thể từng vấn đề tham mưu.
- Tham mưu bằng cách “tham gia ý kiến”, gửi văn bản, tờ trình…
          Hay nói cách khác, việc trình bày vấn đề tham mưu thường được thể hiện thông qua 2 hình thức: trực tiếp bằng lời nói và thông qua văn bản.
1.1 Kỹ năng trình bày bằng lời nói
Để trình bày bằng lời nói, người tham mưu cần chú ý xây dựng ấn tượng tích cực với cấp trên: thông qua việc đến sớm trước giờ hẹn; trang phục lịch sự, phù hợp, khuôn mặt tươi cười, tự tin, tiếp thu tích cực các ý kiến chỉ đạo, chỉ dẫn hợp lý của lãnh đạo.
Bước 1: Chuẩn bị vấn đề trình bày
 Người tham mưu phải làm chủ và nắm vững các thông tin, dữ kiện, tình tiết có liên quan đến vấn đề trình bày; tránh tình trạng liên tục giở tài liệu để tìm kiếm thông tin và chậm trễ trong việc trả lời chất vấn của cấp trên.
Chuẩn bị mang theo hồ sơ, tài liệu, minh chứng cần thiết để khi cần có thể khai thác.
Định ra trước cách thức triển khai, trình tự triển khai các vấn đề khi trình bày.
Bước 2: Trình bày các vấn đề
 Nếu là vấn đề lãnh đạo đã nắm vững, hay vụ việc mà việc giải quyết nó đã được diễn ra trong một khoảng thời gian khá dài, người tham mưu và cấp trên đều rõ về tình tiết, nội dung thì người tham mưu không cần nhắc lại về vụ việc (trừ khi cấp trên yêu cầu); trong trường hợp có xuất hiện thông tin, tình tiết mới thì trình bày nhấn mạnh vào thông tin, tình tiết mới.
Trình bày rõ ràng, mạch lạc các vấn đề theo một trình tự nhất định: trình tự thời gian từ đầu tới cuối; trình tự theo tiến trình giải quyết, bước giải quyết…; tránh việc trình bày lộn xộn, thiếu định hướng. Chú ý giữ đúng trình tự mình đã trình bày (kể cả khi cấp trên yêu cầu bổ sung thông tin hoặc làm rõ một số tình tiết trong quá trình trình bày thì sau khi bổ sung, làm rõ tình tiết theo yêu cầu, để trình bày tiếp, vẫn cần theo đúng trình tự đặt ra ban đầu). Nếu lãnh đạo yêu cầu khác (VD: chỉ cần trình bày về một nội dung cụ thể) thì cần linh hoạt để đáp ứng đúng yêu cầu của lãnh đạo.
Chú ý: Khi trình bày, âm lượng cần vừa phải, ngữ điệu cần từ tốn (tránh nói quá nhanh, quá to, quá hăng hái hoặc quá chậm, quá nhỏ, quá buồn tẻ, đều đều); cử chỉ cần đúng mực (tránh khoa chân múa tay, suồng sã hoặc tỏ ra khúm núm, sợ sệt).
Bước 3: Tham mưu, đề xuất
Việc trình bày về một vấn đề thường luôn nằm trong quá trình tham mưu, là một bước cụ thể của quá trình tham mưu nên khi trình bày về một vấn đề, cán bộ, công chức cần dự liệu cả phương hướng giải quyết, giải pháp, đề xuất… để trình bày (khi cần hoặc khi cấp trên yêu cầu).
1.2 Kỹ năng trình bày bằng văn bản
Bước 1: Chuẩn bị vấn đề trình bày
Người tham mưu cần chuẩn bị các văn bản, giấy tờ, dữ liệu, số liệu cần thiết, nắm vững tình huống tham mưu; có ý tưởng rõ ràng về vấn đề tham mưu (phương hướng, giải pháp, cách thức giải quyết…).
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Tùy theo từng nhiệm vụ, loại việc được tham mưu, mục tiêu của việc tham mưu và loại hình văn bản phù hợp với thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo … mà người tham mưu tiến hành soạn thảo văn bản. Hình thức văn bản tham mưu được soạn thảo có thể là nghị quyết, quyết định, công văn, tờ trình, kế hoạch… Để làm tốt công tác này, người tham mưu phải nắm vững kỹ thuật soạn thảo văn bản.
- Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Nếu là văn bản của Đảng, thực hiện theo Hướng dẫn số 36 HD-HD/VPTW ngày 03 tháng 4 năm 2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng.
Nếu là văn bản hành chính nhà nước, thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trỉnh bày văn bản hành chính nhà nước. Trong đó, nếu là văn bản, quyết định xử lý vi phạm hành chính nằm trong thẩm quyền xử lý vi phạm hành chính của UBND cấp xã thì thực hiện theo Nghị định số 97/2017/NĐ-CP ngày 18 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 81/2013/NĐ-CP ngày 19 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật xử lý vi phạm hành chính.
Nếu là văn bản quy phạm pháp luật (gồm Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp xã và Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã), thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và Nghị định 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.  
- Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản tham mưu: các loại văn bản khác nhau sẽ có yêu cầu về quy trình và thủ tục khác nhau.
VD: tham mưu xây dựng Quyết định giải quyết khiếu nại, tố cáo thì phải theo các bước giải quyết quy định trong Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo; tham mưu xây dựng văn bản quy phạm pháp luật thì phải theo các bước đề xuất, soạn thảo, thẩm định, thông qua, công bố (nếu có) trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật…
- Về nội dung văn bản tham mưu:
Từng loại văn bản khác nhau sẽ có yêu cầu về nội dung khác nhau. Khi tiến hành soạn thảo cần chú ý mục đích của văn bản, yêu cầu của việc giải quyết công việc được thể hiện trong văn bản, thẩm quyền giải quyết vụ việc được đề cập trong văn bản và phương hướng giải quyết… Từ đó, lựa chọn cách trình bày phù hợp. Yêu cầu chung đối với nội dung văn bản tham mưu là phải chính xác, rõ ràng, mạch lạc; khoa học, logic; phù hợp...
Bước 3: Trình văn bản
Thủ tục trình văn bản đối với các loại văn bản khác nhau có thể có các yêu cầu khác nhau. Nhưng nhìn chung, có thể chia ra làm 2 loại:
- Trình trực tiếp: Người được phân công, có trách nhiệm tham mưu trực tiếp trình văn bản với lãnh đạo cấp trên; trực tiếp lý giải, bảo vệ các nội dung tham mưu khi cần thiết. Trong trường hợp này, để trình văn bản, cần kết hợp cả kỹ năng trình bày bằng lời nói, kỹ năng trình bày bằng văn bản và kỹ năng thuyết phục để bảo vệ cho những vấn đề mình trình bày (nếu cần).
- Trình gián tiếp: Có thể hiểu là việc gửi văn bản tham mưu ( gửi qua bộ phận văn phòng, tổng hợp để trình lãnh đạo; hoặc gửi qua bưu điện).
+ Nếu gửi qua bưu điện: Cần chắc chắn địa chỉ người nhận và thời gian nhận; có kiểm tra lại thông tin ở bộ phận quản lý văn bản đến để đảm văn bản đã đến tay người nhận đúng thời gian.
+ Nếu gửi tại bộ phận văn thư, tổng hợp: Cần chắc chắn việc tiếp nhận văn bản đã được vào sổ sách; chuyển đến tay người có thẩm quyền giải quyết kịp thời gian, đảm bảo tiến độ.
2. Kỹ năng thuyết phục
          Thuyết phục, hiểu một cách đơn giản nhất, đó là việc làm cho người khác thay đổi hành vi và hành động theo hướng mình mong muốn, để đạt được mục tiêu của mình.
          Khi tham mưu, thuyết phục là kỹ năng cần thiết để đảm bảo nội dung tham mưu có thể được chấp nhận, sử dụng hoặc thông qua. Nếu xét trong mối quan hệ cấp trên, cấp dưới thì đối tượng được thuyết phục được tiến hành khi tham mưu chính là lãnh đạo cấp trên; hay nói cách khác, cấp dưới phải thuyết phục cấp trên chấp nhận, sử dụng hoặc thông qua ý kiến hoặc văn bản tham mưu của mình.
Sự chuẩn bị tốt các phương án trình bày, dự liệu trước các tình huống sẽ giúp người tham mưu làm chủ tình thế, hạn chế lúng túng, bị động. Để làm được điều này, người tham mưu có thể đặt các câu hỏi và dự liệu phương án trả lời tương ứng. VD: Tại sao xử lý như thế này mà lại không phải như thế kia? Như thế có mâu thuẫn với luật không? Căn cứ đề xuất giải pháp là gì?...
          Để thuyết phục thành công, cần sử dụng lý lẽ và lập luận. Để có lý lẽ thì cần am hiểu, nắm vững các vấn đề tham mưu; nắm bắt được các điểm mấu chốt của vấn đề; hiểu được mục tiêu của việc giải quyết vấn đề đặt ra hoặc ý tưởng đề xuất; đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước và sự chỉ đạo của lãnh đạo… Để có lập luận thì cần có quan điểm, hướng giải quyết hoặc ý tưởng đề xuất rõ ràng; có thư duy logic; có kỹ năng tốt trong việc đưa ra vấn đề, phân tích vấn đề, khai thác thông tin, phản biện vấn đề, tổng hợp vấn đề… nhằm phục vụ cho lập luận của mình.
2.1. Một số nguyên tắc thuyết phục
- Nguyên tắc nhất quán:
Sự nhất quán từ đầu tới cuối đối với một ý tưởng, một phương án, một cách thức tổ chức, giải pháp… cho thấy người tham mưu đã nghiên cứu kỹ, nắm vững vấn đề, đã cân nhắc và lựa chọn phương án tối ưu nhất theo quan điểm của mình. Bản thân người tham mưu tin tưởng vào sự lựa chọn của mình chính là sự thuyết phục đầu tiên đối với cấp trên.
Sự nhất quán trong thuyết phục được thể hiện ở việc kiên trì trình bày, lý giải, phân tích vấn đề đều theo đúng mục tiêu định trước, phương hướng lựa chọn trước; không vì những chất vấn, hoài nghi, thắc mắc trái chiều mà thay đổi quan điểm.
- Nguyên tắc uy tín:
Uy tín cá nhân người tham mưu, uy tín tập thể của tổ chức hoặc bộ phận tham mưu thể hiện trong cả một quá trình tham mưu hiệu quả; ở thế mạnh chuyên môn gắn với nội dung tham mưu; ở thái độ làm việc nghiêm túc, cẩn trọng; ở sự sắc sảo trong giải quyết công việc… Người tham mưu uy tín sẽ tạo tâm lý tin tưởng ngay từ đầu đối với lãnh đạo về nội dung tham mưu, khiến cho lập luận của họ càng trở nên thuyết phục đối với lãnh đạo. Nếu trách nhiệm tham mưu là của một tập thể thì cần lựa chọn người có uy tín trong tập thể đó để thay mặt tập thể tiến hành trình bày, thuyết phục lãnh đạo.
Việc thể hiện cho cấp trên thấy là người tham mưu đã tham khảo ý kiến của chuyên gia, người có uy tín; học hỏi mô hình đã áp dụng thành công của cơ quan, đơn vị, địa phương khác… cũng làm tăng độ thuyết phục cho việc tham mưu.
- Nguyên tắc phù hợp:
Trong rất nhiều phương án, cách thức giải quyết… thì phương án, cách thức thuyết phục nhất không phải là phương án, cách thức đúng nhất, hay nhất, an toàn nhất, đem lại lợi ích nhiều nhất…  mà là phù hợp nhất. Sự phù hợp nhất ở đây chỉ đạt được khi đã cân nhắc các mặt lợi và hại, tình và lý, dự liệu các rủi ro…
2.2 Các bước thuyết phục
          Như đã phân tích ở trên, để thuyết phục được cấp trên thì phải có lý lẽ và lập luận. Việc nghiên cứu văn bản pháp lý, nghiên cứu thực tế, nắm vững tình huống, hiểu rõ mục tiêu, yêu cầu… chính là nền tảng của việc đưa ra các phân tích, nhận định (lý lẽ) và là cơ sở để minh chứng cho các lập luận sẽ được trình bày.
Bước 1: Trình bày thông tin cần truyền tải và đưa ra quan điểm tham mưu
Bước 2: Lý giải lý do tại sao lại có sự lựa chọn hoặc quan điểm như vậy; minh chứng bằng hệ thống các văn bản, quy định; số liệu thực tế…; phân tích các ưu, nhược điểm và làm rõ sự phù hợp của phương án đã lựa chọn, quan điểm đã trình bày.
Bước 3: Đưa ra các lý lẽ, số liệu, dẫn chứng mang tính bảo vệ cho quan điểm đã trình bày; phản bác lại các quan điểm trái chiều hoặc chỉ ra những điểm chưa phù hợp của các phương án khác.
Chú ý khi thuyết phục:
          - Lựa chọn thời điểm: Người tham mưu nên lựa chọn thời điểm thích hợp để thuyết phục. VD: khi mới có một thông tin có lợi cho cơ quan, tổ chức, địa phương; khi lãnh đạo không quá bận, không stress…
- Tìm hiểu về sự tương đồng: Khi thuyết phục, người tham mưu nên cố gắng tìm ra những điểm tương đồng để tranh thủ sự đồng tình của cấp trên. Sự gặp gỡ trong sở thích, cách nhìn nhận vấn đề, chuyên mô, quan điểm đạo đức, lối sống, sở thích… đều có thể khơi gợi cảm tình của lãnh đạo, là tiền đề tốt cho thuyết phục.
- Hài hước, dí dỏm: Nếu thấy không  khí buổi làm việc quá căng thẳng và trong một thời điểm nào đó thích hợp để làm dịu sự căng thẳng, một vài câu nói hài hước, dí dỏm có thể sẽ cải thiện không khí ban đầu. Không khí làm việc thoải mái hơn đồng nghĩa với khả năng thuyết phục thành công sẽ tăng lên.
- Nói nhanh và sử dụng ngôn ngữ cơ thể: Tốc độ nói quá nhanh có thể sẽ khiến người nghe khó nắm bắt vấn đề và theo hết được các lập luận của người thuyết phục. Tuy nhiên, thực tế chứng minh, việc nói nhanh, thay đổi trong âm điệu cộng với ngôn ngữ cơ thể phù hợp sẽ làm người nghe chú ý hơn và tăng hiệu quả thuyết phục; ngược lại, việc nói chậm, nhỏ và rời rạc sẽ làm giảm hiệu quả thuyết phục.
- Hỗ trợ trực quan: Để tiếp nhận thông tin, việc kết hợp nghe, nhìn và ghi chép sẽ có hiệu quả hơn là chỉ nghe rất nhiều. Do đó, để thuyết phục, người tham mưu có thể hỗ trợ trực quan cho cấp trên để tăng hiệu quả thuyết phục. Cụ thể, có thể là cung cấp văn bản phô tô, trình chiếu PowerPoint, cung cấp hình ảnh minh họa…
          Tham mưu là kỹ năng mà mọi cán bộ, công chức, viên chức và lãnh đạo ở địa phương đều cần phải thành thạo, bởi dù là người đứng đầu cơ quan ở cấp cơ sở thì vẫn có thể phải tham mưu cho cấp cao hơn để giải quyết một vấn đề nhất định có liên quan đến địa phương. Trong đó, kỹ năng trình bày và thuyết phục là các kỹ năng được sử dụng thường xuyên cả khi tham mưu và trong quá trình công tác, trong cuộc sống. Lãnh đạo, cán bộ, công chức cấp cơ sở có ý thức rèn luyện để thành thạo và làm chủ các kỹ năng này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả thực thi nhiệm vụ được giao.